রপ্তানীমূখী পোশাক কারখানায় একজন ষ্টোর অফিসারের দায়িত্ব ও কর্তব্য

জসীম উদ্দীন

আমাদের দেশের প্রধান রপ্তানী খাত তৈরী পোশাক। এই শিল্পের বিভিন্ন বিভাগের মধ্যে ষ্টোর বা ভান্ডার বিভাগ অন্যতম। সুবিশাল সাপ্লাইচেইন বা সরবরাহ ব্যবস্থাপনার এক গুরুত্বপূর্ণ দায়িত্ব এই বিভাগের উপর ন্যস্ত। এই বিভাগের সফলতার উপর নির্ভর করে সঠিক সময়ে পণ্য সরবরাহ। এছাড়া প্রোডাক্টিভিটি বৃদ্ধির সাথেও এই বিভাগের রয়েছে নিবিড় সম্পর্ক। মূল কথা, সঠিক সময়ে সঠিক মালামাল উৎপাদন বিভাগকে সরবরাহ করার যে গুরু দায়িত্ব তা অনেকাংশেই ষ্টোর বিভাগের উপর নির্ভরশীল।

ষ্টোর বিভাগে কর্মরত বিভিন্ন জনবলের মধ্যে ষ্টোর অফিসার অন্যতম প্রধান এবং মূখ্য ভুমিকা পালন করে থাকে বা করতে হয়। সমাজ বিনির্মানে যেমন মধ্যবিত্তদের অবদান সবচেয়ে বেশী তেমনি স্টোরের সফলতাও নির্ভর করে ষ্টোর অফিসারের কর্মদক্ষতার উপর। সাধারণত ষ্টোর হেলপার/সহকারী থেকে ষ্টোরকিপার এবং ষ্টোর কিপার থেকে ষ্টোর অফিসার পদে পদোন্নতি করে দায়িত্ব দেয়া হয়। আবার অনেক ক্ষেত্রে ট্রেইনি অফিসার নিয়োগের মাধ্যমেও ষ্টোর অফিসার নিয়োগ করা হয়। যেভাবেই পদায়ন করা হোকনা কেন তাদের মূল দায়িত্ব ও কর্তব্য একই এবং তা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। পোশাক কারখানার পরিধি ও ব্যাপ্তি অনুযায়ী বিভিন্ন কারখানায় ২/৩ জন থেকে শুরু করে ১০/২০ কিংবা তারও অধিক ষ্টোর অফিসার থাকতে পারে। স্টোরে অভ্যন্তরেও আবার ছোট ছোট কিছু বিভাগ থাকে এবং এক একটা বিভাগের দায়িত্বে এক বা একাধিক স্টোর অফিসার থাকে। যেমনঃ এক্সেসরিজ ষ্টোর, জেনারেল মেনটেইনেন্স ষ্টোর, ইয়ার্ন ষ্টোর, ক্যামিকেল ষ্টোর, ফেব্রিক্স ষ্টোর, গ্রে ফেব্রিক ষ্টোর, ফিনিশড গার্মেন্টস ষ্টোর। এছাড়া বিভিন্ন কোম্পানীতে কাজের সুবিধার্থে আবার সেন্টাল ষ্টোর এবং সাব-স্টোর ব্যবস্থাও বিদ্যমান। নিম্নে একজন ষ্টোর অফিসারের দৈনন্দিন, সাপ্তাহিক এবং মাসিক করনীয় দায়িত্ব ও কর্তব্য সম্পর্কে সংক্ষিপ্ত ধারণা দেয়া হলঃ

১। কাঁচামাল গ্রহণ, সংখ্যা ও গুণগত মান নিশ্চিতকরণঃ সাধারণত ষ্টোর সহকারী বা ষ্টোরকিপারগণ কাঁচামাল গ্রহণ করে থাকে। তবে গ্রহণকৃত মালামালের সংখ্যা কম বা বেশী হয়েছে কিনা তা ইনভয়েস/চালান অনুযায়ী দেখে নিশ্চিত হতে হবে এবং কম বেশী হলে তা যথাযথ কর্তৃপক্ষকে লিখিতভাবে জানাতে হবে। এছাড়া গ্রহণকৃত কাঁচামালের গুণগত মান ঠিক আছেন কিনা কোয়ালিটি কন্ট্রোল বিভাগের সহায়তায় তা নিশ্চিত করে সংশ্লিষ্ট মার্চেন্ডাইজারকে জানাতে হবে।

২। কাঁচামাল সংরক্ষণ ও বীণ কার্ড স্থাপনঃ সংরক্ষিত কাঁচালাম যথাযথ স্থানে রাখা হয়েছে কিনা, মালামালের গায়ে লেভেলিং ঠিক আছে কিনা এবং বীণ কার্ড প্রতিস্থাপন করা হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত হতে হবে। এছাড়া বায়ার এবং অর্ডার অনুযায়ী নির্ধারিত লোকেশন সেট করে তা নিয়মিত আপডেট করাও ষ্টোর অফিসারের অন্যতম প্রধান দায়িত্ব।

৩। ইনভেন্টরি রিপোর্টঃ নির্দিষ্ট কার্যাদেশের বিপরীতে গৃহীত মালামালের কম/বেশী, সঠিক/ভুল, ইত্যাদি পরিসংখ্যান জানিয়ে দায়িত্বপ্রাপ্ত মার্চেন্ডাইজার সহ সংশ্লিষ্ট সবাইকে প্রতিবেদন পাঠাতে হবে। এটি ষ্টোর অফিসারের সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ একটি কাজ। এই রিপোর্ট পাঠানোর সাধারণ সময়সীমা ৩ কর্মদিবস। একসাথে অধিক মালামাল গ্রহণ করলে অগ্রাধিকার ভিত্তিতে রিপোর্ট পাঠাতে হবে।

৪। উৎপাদন পরিকল্পনা গ্রহণ ও প্রস্তুতিঃ প্রত্যেক কারখানায় একটি সুনির্দিষ্ট পরিকল্পনার মাধ্যমে উক্ত প্রতিষ্ঠানের উৎপাদন কার্যক্রম পরিচালিত হয়। ষ্টোর বিভাগ সেই পরিকল্পনা গ্রহণ করে সে অনুযায়ী কাঁচামাল প্রস্তুত করতে হবে এবং সাব-স্টোর ব্যবস্থা বিদ্যমান থাকলে উক্ত মালামাল সেখানে পাঠানোর ব্যবস্থা করতে হবে।

৫। সরবরাহ ব্যবস্থা পর্যবেক্ষণঃ নির্দিষ্ট কার্যাদেশের বিপরীতে কাঁচামাল সরবরাহ সঠিক পরিমাণে হচ্ছে কিনা এবং কোন রকমের প্রতিবন্ধকতা পরিলক্ষিত হচ্ছে কিনা তা দেখা ও নিরুপণ করার দায়িত্ব একজন স্টোর অফিসারের। এক্ষেত্রে মনে রাখতে হবে একদিকে যেমন নির্ধারিত কনজাম্পশনের বেশী কাঁচামাল দেয়া যাবেনা তেমনি কমও সরবরাহ করা যাবেনা। উভয়ই উৎপাদনে সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে।

৬। সমস্যার তালিকাঃ তৈরী পোশাক কারখানায় যে কোন সময় যে কোন রকমের সমস্যার আবির্ভাব হতে পারে। যে কোন সমস্যা স্টোর সম্পর্কিত কিনা এবং হলে তার ধরন ও সম্ভাব্য সমাধানের একটা তালিকা তৈরী করে প্রয়োজনে ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের সাথে যোগাযোগ করা খুবই গুরুত্বপূর্ন। এরপরও সমাধান না হলে তা স্টোর ম্যানেজার/ইনচার্জকে জানাতে হবে।

৭। কাজের সাথে নিজেকে সম্পৃক্ত করাঃ অনেকেই অফিসার হবার পর হাতে কলমে কাজ করা ছেড়ে দেন। শুধুমাত্র রিপোর্টিং কিংবা মেইলিং এর মাঝেই নিজেকে গন্ডিবদ্ধ করে ফেলে। এটি অবশ্যই বর্জনীয়। একজন অফিসার মাঝে মধ্যে এবং ইমার্জেন্সী সময়ে তার সহকর্মীদের সাথে হাতে কলমে কাজ করতে হবে। এছাড়া কিভাবে কাজ করলে দ্রুত করা যায়, কর্মদক্ষতা বাড়ানো যায়, ভুল হবার সম্ভাবনা কম থাকে তা সহকর্মীদেরকে দেখিয়ে দিতে হবে। এতে একদিকে যেমন কাজের অগ্রগতি হবে অন্যদিকে দলগত সফলতাও তাতে বেশী পাওয়া যাবে।

৮। হাউজকিপিংঃ একজন ষ্টোর অফিসারের সার্বক্ষনিক কাজ হল স্টোরের হাউজকিপিং ঠিক রাখা। যেহেতু উৎপাদনমুখী কারখানায় মালামালের মুভমেন্ট বেশী তাই ফ্লোর, তাকের নীচ এবং পেছনে বিভিন্ন রকমের ময়লা আবর্জনা পড়ে থাকে যা নিয়মিত পরিস্কার হচ্ছে কিনা তা তদারকি করতে হবে সেই সাথে সপ্তাহান্তে একদিন বা দুই সপ্তাহ পর পর “সামগ্রিক পরিস্কার” অভিযান চালানো উচিৎ। এ ছাড়া বিভিন্ন প্যাকেট যাতে মুখ বন্ধ থাকে এবং তাকের বাইরে ঝুলে না থাকে তা তদারকি করতে হবে।

৯। কাঁচামালের নিরাপত্তা নিশ্চিত করাঃ গৃহীত ও সংরক্ষিত কাঁচামালের নিরাপত্তা ব্যবস্থা নিশ্চিত করতে হবে। অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক উভয় ধরনের নিরাপত্তা নিশ্চিত করতে প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ গ্রহণ করতে হবে। যে সব স্টোর সম্পুর্ণভাবে আলাদা দালানে নয় বা লক করার ব্যবস্থা নাই সেখানে লাঞ্চের সময় আলাদা টীম করে লাঞ্চ এর ব্যবস্থা করা যেতে পারে। এছাড়া অনুমোদিত ব্যক্তি ছাড়া সাধারণের প্রবেশ নিয়ন্ত্রিত করতে হবে।

১০। স্বাস্থ্যগত নিরাপত্তাঃ কারখানায় কাজের ধরন ও পরিধি অনুযায়ী কর্মী ও সহকর্মীদের স্বাস্থ্যগত নিরাপত্তার দিকে খেয়াল রাখতে হবে। যেসব কাজে পিপিই ব্যবহার করতে হয় সেসব কাজে কর্মীরা পিপিই ব্যবহার করছে কিনা তার দিকে খেয়াল রাখতে হবে। নিজে পিপিই ব্যবহার করবে এবং অন্যকে তা ব্যবহারে সহযোগিতা করতে হবে।

১১। অপচয় এবং অবচয় রোধঃ দিন দিন খরচ কমানো এখন আধুনিক ব্যবসার অন্যতম লক্ষ্য। সেই লক্ষ্যের সাথে নিজেদেরকেও খাপ খাওয়াতে হবে। তাই একজন অফিসার সার্বক্ষণিকভাবে গৃহীত ও সংরক্ষিত মালামালের অপচয় যাতে না হয় সেই দিকে বিশেষ দৃষ্টি দিতে হবে। আগে গৃহীত মালামাল আগে ব্যবহার, ময়লা আবর্জনার সংস্পর্শ থেকে পণ্যকে দূরে রাখা, মেয়াদ উত্তীর্ন হবার আগে কর্তৃপক্ষকে গোচরীভূত করা, ব্যবহৃত আসবাবপত্র, কম্পিউটার, স্কেল, ট্রলি, লিফট সহ যাবতীয় টুলসের সঠিক যত্ন নিশ্চিত করা।

১২। পূণঃব্যবহারঃ তৈরী পোশাক শিল্পে এমন অনেক কাঁচামাল আছে যে গুলো সবসময় এবং প্রায়ই কার্যাদেশের বিপরীতে ব্যবহারযোগ্য। এই সব কাঁচামালের ক্ষেত্রে নির্ধারিত কার্যাদেশ শেষ হবার সাথে সাথে উৎপাদন বিভাগ থেকে অতিরিক্ত বা অব্যবহৃত কাঁচামাল সংগ্রহ করে তা সংরক্ষণ করতে হবে। এ ছাড়াও অনেক বাতিল পণ্য ভিন্ন কাজে ব্যবহার করা যেতে পারে কিনা তাও খেয়াল রাখতে হবে।

১৩। চাহিদাপত্র তৈরী করাঃ উৎপাদন বিভাগ এবং অফিসিয়াল ব্যবহার হয় এমন অনেক মালামাল ষ্টোর বিভাগের তত্ত্বাবধানে ক্রয় আদেশ দেয়া হয়। নির্দারিত সময়ের জন্য এই সব ভিন্ন ভিন্ন পণ্যের চাহিদাপত্র সঠিক সময়ে তৈরী করে তা পারচেজ বা প্রকিউরম্যান্ট বিভাগকে দিতে হবে। এই ক্ষেত্রে “মিনিমাম স্টক লেভেল” যাচাই করে চাহিদাপত্র তৈরী করা একজন ষ্টোর অফিসারের অন্যতম প্রধান কাজ।

১৪। কমপ্লায়েন্স রক্ষাঃ কমপ্লায়েন্স কি তা এখন আর আলোচনা করার দরকার নাই। বায়ারের চাহিদা এবং কোম্পানীর স্ট্যান্ডার্ড অনুযায়ী চলমান কমপ্লায়েন্স ঠিক আছে কিনা তা নিশ্চিত করা একজন ষ্টোর অফিসারের অন্যতম প্রধান কাজ। শুধুমাত্র বায়ার বা অডিট আসলে কমপ্লায়েন্স ঠিক থাকবে তা যেন না হয়। মনে রাখতে হবে কমপ্লায়েন্স এর সাথে কোন কম্প্রোমাইজ করার দিন অনেক আগেই শেষ হয়ে গেছে।

১৫। রিকনসাইলিয়েশন বা স্যাটেলমেন্টঃ  কোন সুনির্দিষ্ট কার্যাদেশের কাজ শেষ হবার পর ঐ কার্যাদেশের বিপরীতে কি কি কাঁচামাল গ্রহণ করা হয়েছে এবং কি পরিমাণ ব্যবহার হয়েছে, ব্যবহারের পর কি পরিমাণ কাঁচামাল স্টক আছে তার প্রতিবেদন তৈরী করে তা সংশ্লিষ্ট দায়িত্বপ্রাপ্তদেরকে দিতে হবে। এটা কোম্পানী ও ব্যক্তিগত উভয়ের উন্নতির জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ।

১৬। বিকল্প তৈরীঃ একজন অফিসার যেমন ২/৩ বছর বা কখনো কখনো ৫/৬ বছর কাজ করে এই পদে এসেছে তেমনি ৪/৫ বছর অফিসার হিসেবে কাজ করে স্টোর ম্যানেজার হবার জন্যও নিজেকে প্রস্তুত করতে হবে। এই প্রস্তুতির প্রথম ধাপ হল স্টোরকিপার বা সহকারীর মধ্য থেকে যারা যোগ্যতাসম্পন্ন তাদেরকে বাছাই করে ধীরে ধীরে অফিসারের জন্য তৈরী করা। এতে নিজে যেমন অন্যজনের বিকল্প হিসেবে তৈরী হবে তেমনি সহকর্মীরাও পরের ধাপের জন্য প্রস্তুত হবে।

১৭। যোগাযোগঃ অনেকেই শুধূমাত্র নিজের কাজ করতে থাকে। শুধুমাত্র কেউ ডাকলেই সাড়া দেয় অন্যথায় চুপচাপ থাকে। নিজের কাজে সফলতা ও টিমের সফলতার জন্য যোগাযোগ একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। এক্ষেত্রে উচু নিচু (আপ-ডাউন) উভয় দিকে একজন অফিসার প্রয়োজনীয় যোগাযোগ রক্ষা করে চলবে। নিজের বিভাগ ছাড়াও অন্যান্য বিভাগের সবার সাথে যোগাযোগ রক্ষা করা উচিৎ তবে তা করতে গিয়ে যেন খোশ গল্পে রূপ না নেয় সেদিকেও খেয়াল রাখতে হবে।

১৮। যুগের সাথে থাকাঃ বর্তমান যুগ বিজ্ঞানের যুগ। প্রতিনিয়ত প্রতিটি জিনিস পাল্টাচ্ছে। আজ যা আধুনিক কাল তা সেকেলে হয়ে যাচ্ছে। তাই যুগের সাথে নিজেকে তাল মিলিয়ে আপডেট করতে হবে। বিশেষ করে, আধুনিক প্রযুক্তির ব্যবহার শিখতে হবে। সফটওয়্যার এর সাথে কাজ করার মানসিকতা সহ আধুনিক ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের সাথেও নিজেকে সম্পৃক্ত রাখতে হবে। এক্সেল এর উপর একজন স্টোর অফিসার সর্বাধিক গুরুত্ব দেয়ার পাশাপাশি “ফাইভ এস”, “কানবান”, “সিক্স সিগমা”, “লীন ম্যানেজম্যন্ট”, “হেলথ এন্ড সেফটি” সহ যাবতীয় অডিট সম্পর্কে নিজেকে যুগ উপযোগী করতে হবে।

১৯। বিবিধ কাজঃ উল্লিখিত কাজগুলো ছাড়াও একজন ষ্টোর অফিসারের বিবিধ আরো অনেক কাজ থাকতে পারে। এই ক্ষেত্রে কাজের ধরন ও পরিধি অনুযায়ী ম্যানেজার এর পরামর্শক্রমে তা কখনও নিজ দায়িত্বে কখনও বা সহকর্মীর মাধ্যমে সম্পাদন করা যেতে পারে। যেমন, শিপমেন্ট, সাব-কন্ট্রাক্ট, লেফট ওভার, বর্জ্য অপসারণ, ইত্যাদি উল্লেখ যোগ্য।

উপরোক্ত আলোচনাসমূহ সম্পূর্ণভাবে বাস্তবতার আলোকে উল্লেখ করা হল। এখানে পুঁথিগত লেখাকে এড়িয়ে গিয়ে শুধুমাত্র বাস্তবতার আলোকে তুলে ধরা হয়েছে। পয়েন্ট বাড়ানোর চেষ্টা করলে আরো অনেক যোগ হয়ত করা যাবে কিন্তু একজন অফিসার উল্লেখিত কাজগুলো মনযোগ দিয়ে করলে আশা করি সফল হবে এবং নিজেকে পরবর্তী ধাপের জন্য উপস্থাপন করতে পারবে।

লেখকঃ ডিজিএম-স্টোর, টেক্সইউরোপ (বিডি) লিঃ

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*